La implementación de los Sistemas de Gestión Integrales permiten definir la documentación que permitirá saber qué se debe hacer en cada circunstancia que suceda en la empresa, reduciendo riesgos que afecten la operación y permita a la empresa aprovechar las oportunidades del mercado, aumentando su rentabilidad.
(ITNOW)-. Es cada vez más común que las empresas deban enfrentar nuevos retos para sus negocios, los cuales, en muchos casos, ni siquiera tenían contemplados. Esto puede impactar directamente la continuidad de negocio de estas organizaciones si no se tiene claro cómo enfrentarlos.
Precisamente, en un contexto como el actual, donde los mercados se vuelven tan cambiantes por diversos factores, es que contar con herramientas que permitan detectar y afrontar estos retos, y guíen a la empresa en situaciones complejas, toma mucha relevancia. Una de estas es el Sistema de Gestión.
Pablo Vallejo, director de Vallejo Business Consulting, división de Grupo Vallejo, explicó que un Sistema de Gestión es una metodología de trabajo que promueve una cultura de mejora continua y aprendizaje dentro de la empresa.
Además de su estructuración desde un punto de vista gerencial, de estrategia de negocio, crecimiento a través del tiempo, y del autoexamen o auditoria interna que la misma empresa se hace.
“Un Sistema de Gestión es tener orden dentro de la empresa. Esta cultura organizacional de grandes y pequeñas empresas lo que hace es definir la documentación que permitirá saber qué se debe hacer en cada circunstancia que suceda. Desde los pasos a seguir si un colaborador se va de vacaciones o se jubila, para que su trabajo no deje de realizase y no se detengan las operaciones, hasta cómo enfrentar una situación mucho más compleja, como una pandemia. También establece las políticas que la empresa debe tener, a través de la caracterización de los procesos”, comentó Vallejo.
Agregó que los Sistemas de Gestión precisamente favorecen el flujo de datos e información a lo largo del tiempo en la empresa. Esto porque enlaza todas las áreas dentro del negocio. Además, permite controlar, planificar, organizar, y dirigir cada uno de los procesos; así como mejorar el modelo de negocio, crecimiento, y estrategia; es decir, favorece a los clientes y a la empresa desde el punto de origen hasta el punto final del bien o producto que realice la empresa. Esto es la trazabilidad de los procesos constantemente, haciendo procesos y cultura en orden de repetición y predicción.
“Hemos visto casos donde con un sistema de gestión integral, un plan estratégico y modelo de negocio formal, empresas crecieron comercialmente al menos un 10% comparado con lo que tenían antes de la correcta estructuración, mejora, o mantenimiento del sistema, según nuestras mediciones. Asimismo, desde los primeros meses las empresas ven disminuciones de gastos en 25% promedio, gracias al orden que logran”, comentó Vallejo.
Por su parte, Mariela Araya, gerente de Mercadeo de Vallejo Business Consulting, añadió que en toda empresa ya existen procedimientos que se repiten día con día en cualquiera de sus departamentos.
“Lo que sucede acá es que si el proceso existe, pero no está documentado, en cualquier momento va a fallar. Por ejemplo, si ingresa una persona nueva a ese proceso y no se tiene documentación que le señale cuáles son sus funciones y cómo deben realizarse, existirá la posibilidad de que esa persona lo haga de forma inadecuada. Si todo el proceso está documentado, se podrá hacer de forma estándar. Si no es así, se pueden generar muchos riesgos en la parte operativa de la empresa”, afirmó Araya.
Precisamente, el objetivo de un Sistema de Gestión es generar un proceso de mejora continua, así como la toma de acciones correctivas y preventivas a través de análisis de riesgos en la empresa. Esta prevención se logra mediante la repetición, lo que hace que las operaciones se vuelvan predecibles, detectando cualquier situación que pueda afectar a la empresa antes de que esta suceda; además de que puedan aprovechar mejor las oportunidades que se presenten.
Señales de alerta
Existen varias señales que indican si una empresa necesita un Sistema de Gestión. Una de ellas es su dependencia en pocas personas. Por ejemplo, los dueños, un gerente, o algún colaborador con mucho tiempo de trabajar allí.
Otro indicador es cuando el gerente y el dueño de la empresa son la misma persona. Además, si el gerente que le reporta directamente a los dueños de la empresa se encuentra saturada de trabajo o responsabilidades.
También una señal son empresas que tienen accionistas, ya que estos pueden entrar en discordias que afecten el funcionamiento de la empresa. Un Sistema de Gestión establece las políticas, por ejemplo, que protejan a la empresa ante este tipo de conflicto.
Un elemento adicional es la inexperiencia en las personas que toman los roles gerenciales. Contar con documentación de los procesos les permite tener las guías necesarias para dirigir la empresa. Además, cuando se da un crecimiento acelerado de una empresa, es imperativo implementar un Sistema de Gestión, ya que la ayudará al dueño y gerentes a que la operación no se les escape de las manos.
El director de Vallejo Business Consulting, agregó que para que una empresa pueda implementar un Sistema de Gestión, lo primero que se debe realizar es una auditoría de la situación actual de la empresa. Ella determinará cuáles son sus necesidades principales de la organización.
Posteriormente, se debe desarrollar e implementar la documentación, así como el establecimiento de política, planes de implementación y seguimiento. En la implementación, toma mucha relevancia que la empresa realice ciclos de auditorías internas. También capacitaciones y entrenamientos del personal de la empresa para que entiendan la importancia de estos sistemas.
Entre los beneficios que genera contar con un Sistema de Gestión está que las empresas pueden lograr generar mayor eficiencia, reducir gastos en los primeros meses en un 25%, aumentar su rentabilidad y crecimiento –que en muchos casos es de al menos un 10%-, y motivar a los colaboradores. Además de aumentar la satisfacción del cliente, mejorar la gestión financiera, y reducir costos. Paralelamente se podrá tener un mayor crecimiento de oportunidades comerciales. Además, le permite a la organización optar por certificaciones internacionales.
Para lograr esto, un punto muy importante es contar con el compromiso a un 100% del o los dueños, gerente general y junta directiva de la empresa.
“Es muy necesario que las empresas en la actualidad tengan documentación y orden en todos sus procesos para que la empresa pueda funcionar adecuadamente. Más en un momento en donde los mercados cambian constantemente y los riesgos y retos para las empresas aumentan día con día. Las empresas que no tienen un Sistema de Gestión normalmente van a estar siempre menos preparadas para enfrentar los cambios del mercado a nivel económico, social y político, reduciendo así sus posibilidades de crecer. No necesariamente una empresa debe estar mal para querer un sistema de gestión”, concluyó Vallejo.