Por: Tomás Seré
(ITNOW)-. En el marco de la segunda expo virtual para profesionales del mundo de la tecnología, It Now Live se dio el gusto de recibir a Allan Chanto, quien en la conferencia “Procesos documentales más sencillos con Adobe Sign” mostró las funcionalidades de una innovadora plataforma web que permite simplificar los procesos con un evidente ahorro de tiempo y dinero.
En un contexto de constante transformación digital e incorporación de nuevas tecnologías, el 80% de las organizaciones todavía depende de la utilización del papel, con procesos manuales y experiencias complicadas para estudiantes, personal, clientes o padres. Es que el “ahogamiento en papel” conlleva lógicas complejas en las que el riesgo es alto y los procedimientos demoran demasiado. De hecho, en las compañías que aún continúan con la modalidad manual, el 30% del tiempo se gasta en labores administrativas (envío de documentos, firmas y aprobaciones, seguimiento del archivado, etc.).
En este punto, la plataforma Adobe Sign busca facilitar las distintas tareas al otorgar la posibilidad de: preparar documentos para rubricar, solicitar firmas y archivos a una o varias personas o establecer recordatorios (entre otras).
“Adobe Sign es una herramienta sencilla de usar tanto para una persona que tiene enormes conocimientos en informática como para quien tiene cuasi nulos. Sin salir del espacio donde estoy, puedo enviar un documento y que el destinatario tenga la posibilidad de recibirlo, revisarlo y firmarlo con tan solo una conexión a internet y un correo electrónico (no es necesaria una computadora)”, externó Chanto.
De esta manera, se apunta a eliminar los puntos débiles del papel, es decir, aquellas características que provocan que los procedimientos sean un dolor de cabeza y que tomen muchísimo tiempo. En efecto, en la actualidad hay procesos que tardan hasta más de dos meses en concretarse y uno de cada tres directivos afirma tener problemas por la falta de firmas o la aparición de firmantes equivocados en los documentos.
Al mismo tiempo, Adobe Sign proporciona un notorio ahorro de tiempo y de dinero. “Permite poder ejecutar en menor tiempo las tareas y usar el sobrante para actividades adicionales. Efectivamente, 1.5 horas podrían ser ahorradas diariamente por medio de la digitalización de los movimientos, mejorando además la trazabilidad de los documentos. Lo que tomaba meses ahora podría tomar horas”, aseguró Chanto. A lo que añadió: “A su vez, podríamos estar ahorrando 6 dólares por texto, en todo aquello que respecta al mensajero, la tinta, la impresión, etc.”.
Con esta lógica, Adobe Sign aporta confianza, legalidad y seguridad, bajo un servicio 100% a nivel de nube. Lo interesante, en paralelo, es que sirve para cualquier departamento empresarial (IT, servicio al cliente, marketing, recursos humanos) y que se articula como una herramienta diseñada para ser integrada con cualquier otro tipo de instrumento (Salesforce, Sharepoint, SAP y hasta sistemas in house).
Para conocer diversos casos de éxito y ver una demostración concreta de cómo se utiliza la solución a partir de la integración con Sharepoint, accedé de inmediato a esta imperdible conferencia.