Como un caso de éxito, la Corporación Interamericana para el Financiamiento de Infraestructura (CIFI), ha destacado por su innovación en la utilización de firma electrónica, lo que le ha permitido mejorar y agilizar diferentes procesos.
Como parte de sus procesos de innovación, la CIFI tomó la decisión de entrar al mundo de la digitalización y sobre todo, con flujos de firma electrónica para sus diferentes procesos documentales, como contratos.
Para su implementación, utilizaron Adobe Sign. “El proceso de implementación fue muy sencillo. El equipo de Soporte Técnico y el área de Compliance, coordinaron la puesta en marcha y con un entrenamiento muy rápido a todos los usuarios”, resaltó Marisa Urrutia, oficial de comunicaciones de CIFI.
El proceso de implementación no demoró más de un mes y en ese plazo, lograron implementar esta solución prácticamente en todos los documentos internos y externos aceptables para sus clientes y contrapartes.
“Elegimos trabajar con Adobe Sign, pues encontramos que tenía una excelente relación costo beneficio, acompañada de la buena reputación y la alta confiabilidad de las aplicaciones Adobe y es ese sello de confianza el que buscamos que nos acompañe en todo proceso con nuestros clientes”, enfatizó la entrevistada.
Formación: un elemento esencial
Dentro del proceso de transición para la utilización de la firma electrónica es de suma importancia la educación y formación del talento humano para comprender la nueva forma simplificada de trabajar. Para ello CIFI tuvo como partner a Comunicación Visual Training Center (cvtcenter), quienes se encargaron de esa fase.
“Una vez adquirida la herramienta, se establece la formación: inducción de configuración basada en la explicación y en las buenas prácticas para la toma de decisiones en su implementación, involucrado los roles que serán responsables del manejo de la solución, tales como IT, CFO o responsables de cualquier área que se re requiera, y luego en la cadena final con el usuario”, explicó Igor Medina, director de Comunicación Visual Training Center.
Por su parte, Gabriela La Torre, Director en Desarrollo de Negocios en Comunicación Visual Training Center, comentó que “entender las necesidades y expectativas de nuestros clientes es vital, muchos entienden el valor de la firma electrónica dentro de sus organizaciones, como es el caso del CIFI que cuenta con personal altamente calificado con el cual trabajamos de la mano con su equipo de proyecto”.
Una de las ventajas que la experta resaltó, es que Adobe Sign es una herramienta sencilla y flexible, adaptable a cualquier tipo de compañía y con una serie de certificaciones que garantizan la seguridad de los datos y la alta disponibilidad.
“Un diferencial que tenemos es que no hay ningún costo adicional por el uso de nuestras API, lo que permite conectar Adobe Sign con cualquier tecnología que sea capaz de realizar una llamada Rest”, puntualizó Darío Llorente, Director Comercial de Adobe Latinoamérica.
Adobe Sign facilita que cualquier miembro de una organización pueda enviar documentos que requieran firmas electrónicas con validez legal con solo unos clics y luego haga un seguimiento de su estado en tiempo real.
Ser aliado de Adobe Sign ha sido una puerta de oportunidad, sobre todo para mayoristas como Nexsys, quienes se han convertido en un “brazo extendido de Adobe”, lo cual les ha permitido convertirse en un referente en la región en temas de Document Cloud.
“Actualmente la capacidad de uso de la solución ha intervenido en los procesos internos, desde operaciones hasta el área comercial”, explicó Allan Chanto, especialista en document cloud en Nexsys.
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¿Cuáles fueron los beneficios?
Dentro de los principales para el CIFI, de acuerdo con Urrutia se encuentra ser eficientes en servicio hacia sus clientes, ahorro de tiempo y dinero con alta confiabilidad. “Los firmantes de documentación interna y en muchos casos de documentos comerciales y legales no tuvieron que imprimir más ni procesar imágines escaneadas”.
Esto sin duda, ha sido de mayor utilidad y beneficio durante las etapas de confinamiento por el covid-19.
Previo al uso de la aplicación es muy importante validar que los protocolos de la empresa permitan el uso de firmas digitales, pues no todas las organizaciones lo aceptan.
