Esta fue la pregunta inicial de la entrevista realizada durante el Tech Day Panamá 2022, respuesta que pudieron dar los dos speakers invitados de la empresa Access: Irving Mirones, Panamá Country Manager, y Abdiel Bernal, Digital Solutions Manager de Access.
Marcelo Burman, gerente general de ConnectaB2B, sostuvo un diálogo con ambos que iniciaron contando qué es Access. Se trata de “una corporación internacional con base en Estados Unidos, que es el proveedor más grande de gestión de documentos de todo el ciclo de vida de la documentación desde su creación, su digitalización y su transformación digital hasta su destrucción”.
Al realizarse la pregunta ¿Cómo avanza la digitalización y los temas de transformación digital y digitalización de archivos en el país? los expertos afirmaron que “en Panamá, cuándo llegó la pandemia, muchas empresas se vieron obligadas a hacer un cambio fuerte en tecnología, porque no existían la tecnología que actualmente tenemos.
Obligó a las compañías a hacer cambios y amoldarse al negocio de tecnología que actualmente requiere cada una. El año pasado, en octubre, un informe relató que el 66% de las empresas se encuentra en proceso de transformación digital, y solo el 10% están en etapa avanzada”.
“Del 56% restante, el 33% están en la conversión del archivo digital y un 22% ya ha empezado a construir las estructuras documentales para poder manejar archivos”. A parte, hay un 33% que ya ha logrado manejar el proceso, pero todavía no han hecho un cambio avanzado en la transformación digital, por lo que se dice que Panamá está en un 50% en el tema”.
También afirmaron que estas medidas ayudan a la reducción de costos, mejores rendimientos, mejoramiento en los sistemas operativos y una eficiencia en las empresas que notablemente se van a encontrar en los estados financieros.
¿Cuáles son las claves que tiene que tener una empresa para enfrentar un proceso de transformación digital y hacerlo exitoso? fue la siguiente pregunta que Marcelo Burman, moderador del Tech Day, realizó a los invitados. “En el mercado actual, las empresas tienen la información digital, lo que nosotros les recomendamos, y que hemos encontrado como factores claves, es que tener ese proceso digital no es suficiente: necesitamos una hoja de ruta con la que podemos saber dónde vamos”, respondieron.
Añadieron que “se necesita servicio y producto digital, porque es lo que se está viendo, adicional, también ayuda a captar un nuevo tipo de lideres, a desarrollar nuevas oportunidades y otras cosas relacionadas a la implementación de nueva tecnología”.
Además, hablaron sobre el costo de inversión en nuevas tecnologías y la necesidad de conocer cuáles son adaptables a la clase de negocio.
Los invitados detallaron sobre la inversión y costos, el gran desafío para muchas empresas que no conocen en qué invertir o cómo buscar lo mejor para mejorar su dinero. Además del cambio de comportamiento y de cultura tanto laboral como empresarial, que ha sido uno de los temas más complejos en las compañías.
Por otro lado, se abordó sobre las normativas de los archivos digitales en Panamá, dónde mencionaron la ley 51-2008, que trata temas como documentación, firma electrónica, prestadores de servicios y almacenamiento electrónico. Es amplia y tiene varios puntos que se han quedado afuera, pero proporciona lineamientos claros para situaciones concretas como a cero papel, entre otros.
Durante la disertación, proporcionaron temas relevantes como:
Los empleados pasan un 20% de su tiempo buscando información en documentos físicos y el 50% de las veces, no puede encontrar lo que necesitan.
Cada 12 archiveros requieren de un empleado más para atender.
Unos 20 minutos es el tiempo promedio de la búsqueda de un documento.
Cada día se hacen mil millones de fotocopias.
Los trabajadores de oficina hacen un promedio de 61 viajes por semana a la máquina de fax, fotocopiadoras e impresoras.
El documento típico es copiado 19 veces.
También se abordó qué pasos deberían tomar las empresas para comenzar con la digitalización. El primer paso es tener un objetivo claro de qué se requiere o qué se está buscando, no solo meterse en una gestión, sino buscar cómo mejorar todas las áreas de la empresa y también revisar las normativas actuales.
Mientras que los desafíos de la gestión de la información son:
Múltiples repositorios de registros y cargar en la nube para acceso desde cualquier lugar.
La ciberseguridad y las órdenes legales de atención requieren protección de la información.
El crecimiento de los registros electrónicos necesita la destrucción de la información obsoleta.
Los cambios en las leyes de privacidad afectan las políticas de información.
También dejaron como consejo buscar a profesionales que puedan guiar a las empresas en un buen camino y desempeño para una transformación digital, tanto de sus procesos como de la forma en la que operan.
Access inició operaciones en el 2004. Con más de 12 años de experiencia, es una de las compañías con más crecimiento en Estados Unidos y con presencia en Costa Rica y Panamá.