La automatización como estrategia de productividad: el camino de Ricoh hacia la gestión 100% digital
- Redacción IT NOW
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En diálogo con IT NOW, Henry Mora Corrales explica el impacto de la fragmentación de sistemas, presenta la solución unificada Ricoh Smart Flow Enterprise y aborda el desafío cultural, asegurando que la IA y la automatización representan una oportunidad de crecimiento para los colaboradores, no una amenaza. Los resultados de la implementación de estas soluciones logran, por ejemplo, disminuir costos de conciliación de pagos hasta en un 70%.
IT NOW conversó con Henry Mora Corrales, especialista en soluciones para integración de sistemas de Ricoh Latinoamérica, sobre la automatización de procesos, la integración de sistemas en los gestores de clientes, las dinámicas de trabajo y el rol clave de la inteligencia artificial (IA) para entender el core del negocio y diseñar procesos a la medida.
Ricoh plantea que la automatización de procesos ya no es solo una mejora tecnológica, sino una estrategia de productividad. ¿Cómo están ayudando a las compañías a dar ese salto hacia una gestión más ágil y conectada?
Cuando se piensa en automatizar, a menudo se piensa en qué quitar o qué mover. Sin embargo, no se trata sencillamente de reemplazar tareas manuales. La clave es analizar los flujos de trabajo de la empresa, entender qué hace, cómo lo hace y por qué lo hace. A partir de ese análisis, identificamos cuellos de botella y procesos que se pueden mejorar y corregir. Nuestro enfoque consiste en combinar tecnología, datos, inteligencia artificial y, muy importante, las personas, para lograr una transformación digital que interactúe con los diferentes colaboradores.
Estudios indican que casi el 95% de los colaboradores preferiría trabajar en una plataforma unificada. ¿Qué está fallando hoy en los ecosistemas de gestión del cliente y cómo lo resuelve Ricoh Smart Flow Enterprise?
El problema frecuente es que las empresas compran múltiples sistemas (para facturar, recursos humanos, contabilidad) y todo funciona bien hasta que tienen que integrar la información. Esto genera mucho trabajo, pues tienen que digitar información más de una vez y mover datos, resultando en información no unificada. La fragmentación genera ineficiencia. Con Ricoh Smart Flow ofrecemos a los usuarios una interfaz unificada que centraliza sus tareas y procesos, brindando visibilidad completa y facilitando la gestión eficiente de sus actividades. No quitamos los sistemas que la gente ya tiene (como un ERP o un CRM), sino que los integramos para que el trabajo se haga una única vez a través de nuestra interfaz principal.
¿De qué se trata Ricoh Smart Flow Enterprise y cómo se integra con sistemas existentes como el CRM o el ERP?
Es una plataforma inteligente que permite automatizar procesos empresariales. No se trata solo de pasar a digital lo que se hace de forma física. Primero, ayudamos a la gente a entender sus procesos para convertirlos en temas más digitales y automáticos, centralizando todos esos flujos en una sola plataforma. Por ejemplo, permite automatizar el flujo completo de "source to pay" (desde la solicitud de compra hasta el pago final al proveedor), permitiendo que la información fluya de forma natural e incluyendo herramientas como la firma digital o electrónica.
En lo referente a la integración con soluciones como Salesforce, SAP o Dynamics, Ricoh Smart Flow Enterprise cuenta con un motor robusto que permite realizar estas integraciones de manera ágil y natural. Nuestra plataforma incorpora componentes nativos que facilitan el intercambio de información entre sistemas ERP y CRM, eliminando la necesidad de procesos complejos o desarrollos externos.
¿Cómo contribuye la inteligencia artificial en la personalización y orquestación de los flujos de trabajo?
La IA permite adecuar las soluciones a las necesidades específicas de la empresa. Por ejemplo, en el control de activos fijos, logramos...