Por Rubén Belluomo, gerente Comercial de Infor Cono Sur.
Muchos de los procesos logísticos internacionales se hacen aún por medio de hojas de cálculo y vía email. En un mundo globalmente conectado, con eventos de marketing virales, demanda volátil de los consumidores, geopolítica sensible y redes de carga cada vez más complejas, mantener el seguimiento y los datos de la cadena de suministro con Excel es quizás la mayor amenaza a la agilidad, resiliencia, visibilidad y rentabilidad.
El área de logística y el sector de compras tienden a contratar personas con fuertes habilidades para la resolución de problemas y para realizar buenos planeamientos, con antecedentes de ingeniería industrial o fortaleza en la gestión de proyectos. Para estas personas racionales, las hojas de cálculo resultan atractivas con sus posibilidades de cálculos integrales, manipulación de datos y opciones de visualización que son claves para su trabajo. Confiamos en Excel para clasificar, categorizar y filtrar cantidad de información, dado que es útil cuando se puede ordenar y controlar los procesos de una cadena de suministro compleja o un flujo de trabajo. Estos se capturan prolijamente en una lista de pasos y matrices para los accionistas, logrando métricas útiles en cuadros de KPIs.
Las hojas de cálculo ayudan a identificar las normas y excepciones que amenazan los cuidadosos planes de las cadenas de suministro. Son una gran manera de compartir información debido al tamaño de los archivos, ya que son fáciles de adjuntar a los emails. Excepto que las hojas de cálculo nunca fueron pensadas para modelar o gestionar la conectividad en tiempo real y ser multidimensionales en las operaciones globales de la cadena de suministro en un mundo turbulento como el actual.
Las hojas de cálculo no resultan útiles para problemas complejos de espacios y dimensiones con partes movibles y en escenarios de muchos cambios. Son especialmente débiles para el manejo de la colaboración entre varias partes, algo fundamental en las operaciones de la cadena de suministro actual.
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Existen varias soluciones para la gestión de la cadena de suministro que brindan los beneficios de la nube y de total conectividad. Estas ofrecen la capacidad de gestionar redes dispersas de proveedores y colaboración comercial multiempresarial. Incluyen modelos de datos que permiten la armonización y estandarización de los datos y recursos para la implementación global para incluir a la comunidad de proveedores logísticos de manera que puedan beneficiarse con un flujo de trabajo más eficiente y digitalizado.
De hecho, la comunidad de analistas ahora reconoce una categoría única de tecnología para la cadena de suministro en red que estuvo creciendo en las últimas dos décadas. Esta tecnología surgió en reacción a las limitaciones existentes en el software on premise. La nueva categoría es usada en las organizaciones líderes de la cadena de suministro. Se usa en el día a día en su ecosistema con múltiples socios para que ya estén alineados en una red de Cadena de Suministro 4.0, con colaboración fluida y transparencia. Entonces, ¿por qué todavía no hay más empresas reemplazando los lentos flujos de trabajo basados en Excel con cadenas de suministro en red multi empresarial?
Preparación del caso La transformación digital que todo líder de la cadena de suministro viene afirmando desde hace años que es su principal prioridad tiene sus “peros”. Los honorarios SaaS por la tecnología en sí misma no son grandes en comparación con los esfuerzos de “change management”, tanto internamente como con terceros. Si todas las partes comienzan a entender los beneficios de la digitalización el cambio es inevitable. Las inversiones necesarias y los recursos globales para la gestión del proyecto deben ser acorde a los fondos necesarios y a las necesidades. El desarrollo de un caso complejo para navegar en el proceso del proyecto y de su inversión puede causar temor y hacer que muchas organizaciones continúen con sus ineficientes procesos con hojas de cálculo.
Una de las complicaciones del desarrollo del caso para la transformación digital de la cadena de suministro involucra la naturaleza fragmentada de la mayoría de las operaciones. Los silos funcionales como la gestión del transporte, almacenamiento, compras, planeamiento y del inventario, frecuentemente tienen diferentes objetivos y trabajan con alineamientos limitados. Resulta difícil desarrollar un caso con visibilidad digital de punta a punta que incorpore todos los departamentos y funciones, reflejando los beneficios y los cambios necesarios para todos los interesados. Se puede dividir el caso en cinco categorías principales:
Velocidad del producto
Garantía del suministro
Productividad de los trabajadores
Eficiencia de gastos
Conversión de efectivo Existen categorías de performance en toda la organización que impactan en los resultados y en la rentabilidad. Se deben identificar áreas principales de mejora en las operaciones de la cadena de suministro, donde actualmente existen hojas de cálculo, para luego analizarlas y desarrollar un modelo financiero robusto para las nuevas inversiones tecnológicas. Esto ayudará a evaluar y testear la hipótesis de valor en todos los escenarios, luego se estará preparado para buscar el apoyo necesario para los proyectos de transformación exitosos.
En el caso de empresas con recursos limitados, un upgrade de la cadena de suministro solo se aprobaría para funciones específicas y para algunas unidades de negocios como pilotos y no para una solución de punta a punta. De todas maneras, es importante considerar el alcance de los beneficios potenciales de contar con una transformación digital total.
Por medio del análisis se puede seleccionar la estrategia adecuada con la tecnología correcta, aún para proyectos limitados. Luego se pueden ir adoptando en forma paulatina al resto de la cadena en etapas para ir aumentando los beneficios. Las operaciones globales de la cadena de suministro necesitan contar con este tipo de tecnología.
Después del COVID Ahora todos sabemos que si los materiales y productos no llegan del exterior en forma confiable y económica no habrá nada para vender a los clientes finales. La necesidad de contar con tecnología en la cadena de suministro para conectar con las redes de proveedores y de terceros, transportistas nacionales e internacionales, nunca fue tan importante. Se deben integrar los datos y los flujos de comunicación con un planeamiento de la cadena de suministro continuo y con procesos eficientes que reconozcan las tendencias de la demanda de forma más rápida para poder adaptar el inventario, optimizar el capital de trabajo y aprovechar las oportunidades del mercado apenas surjan.
Los sistemas ERP y las aplicaciones de hojas de cálculo no alcanzan para brindar la agilidad y visibilidad de la cadena de suministro necesaria para lograr la rentabilidad que requiere la empresa. La necesidad es clara: se debe contar con colaboración y coordinación multiempresarial para mejorar las finanzas de la cadena de suministro y para la toma de decisiones estratégicas basadas en datos de calidad en tiempo real.
Las hojas de cálculo son una antigüedad que impide operaciones eficientes. El mejor camino de progreso es la tecnología en red para la cadena de suministro y plataformas digitales en la nube que ayudan a las empresas a estar preparadas para un futuro turbulento.